Epäonnisista suunnitelmista menestykseen: Murphyjitsu

work-management-907669_1280

Tämän artikkelin käsittelemän tekniikan toimivuudesta itsessään ei ole tieteellistä tutkimusta, mutta samantapaisten tekniikoiden toimivuudesta on saatu näyttöä.
Murphyjitsun toimivuudesta itsessään ei ole tieteellistä tutkimusta, mutta samantapaisten tekniikoiden toimivuudesta on näyttöä.

Esseen pitäisi olla kirjoitettuna kuukauden päästä. Samoihin aikoihin on miljoona muutakin deadlinea, jos se jää samaan sumppuun niin siitä tulee tosi stressaavaa. Pitänee kirjoittaa essee hyvissä ajoin etukäteen, miten vaikeaa se voisi olla? Tänäänkin kirjoitin jo yhden sivun, jos joka päivä kirjoitan yhden lisää niin tämä on valmis parissa viikossa…

Jokainen varmaan arvaa, miten ylläoleva tarina päättyi. Essee jäi kirjoittamatta pitkäksi aikaa, kunnes se tuli lopulta tehtyä viime hetkellä, hirveän stressin saattelemana.

Teemme herkästi suunnitelmia, joista tiedämme sisimmissämme, etteivät ne tule toimimaan. Kun silti laskemme niiden toimivuuden varaan, koituu asiasta paljon turhaa kärsimystä ja päänsärkyä.

Onneksi on olemassa tekniikoita, joiden avulla voimme saada asiat sujumaan paremmin.

Ulkopuolen näkemys

dove-246455_1280Ylläolevassa esimerkissä katsoin asiaa ”sisäpuolelta” – tiesin, että olin juuri saanut kirjoitettua esseetä yhden sivun yhden päivän aikana. Arvelin sen perusteella, että voisin varmaan pitää yllä vastaavan tahdin seuraavat yhdeksän päivää.

Millaisen ennusteen asiasta olisi joku ulkopuolinen saattanut antaa – sellainen, joka ei tietäisi mitään yksityiskohtia nykyisestä elämäntilanteestani tai aikataulustani? Hän ei tietäisi minun juuri kirjoittaneen sivua, joten hän ei voisi sen perusteella arvioida, milloin saisin esseen valmiiksi. Mutta mikäli hän tietäisi, että olin jokaisena aiempana kertana kirjoittanut ja palauttanut esseen juuri ennen määräaikaa, voisi hän sen perusteella veikata, että näin tulee käymään taaskin.

Sisäpuolen näkemys keskittyy kyseisen tapauksen yksityskohtiin, rakentaa tulevaisuudenkuvia sen etenemisestä ja erilaisista esteistä, ja tekee ennusteita nykyisten trendien perusteella. Ulkopuolen näkemys taas sivuuttaa asian yksityiskohdat eikä koeta rakentaa ennustetta projektin etenemisestä. Sen sijaan se pohjaa ennusteensa pelkästään siihen, miten samanlaiset projektit ovat aiemmin menneet. [1]

Ulkopuolen näkemys tuottaa myös usein parempia ennusteita kuin sisäpuolen. Kulttuurienvälisessä tutkimuksessa, jossa tarkasteltiin kanadalaisia ja japanilaisia opiskelijoita, opiskelijat molemmissa maissa kertoivat saavansa normaalisti kotitehtävänsä tehtyä päivän ennen määräaikaa. Siitä huolimatta he uskoivat tällä kertaa saavansa erään kotitehtävänsä valmiiksi kaksi päivää ennen määräaikaa. Tosiasiassa opiskelijat molemmissa maissa saivat tehtävänsä valmiiksi noin puoli päivää ennen määräaikaa. Aiemmassa pilottitutkimuksessa japanilaiset opiskelijat olivat jopa uskoneet saavansa tehtävänsä tehtyä 10 päivää etuajassa, vaikka kertoivat saaneensa aiemmat kotitehtävänsä tehtyä vain päivän ennen määräaikaa – kuten lopulta kävi tässäkin tapauksessa. [4]

Ulkopuolen näkemyksen menestykselle on tarjottu useita selityksiä. Yksi niistä on, että ajattelemme helposti kaikkia niitä tapoja, joilla projekti voisi mennä hyvin. Emme kuitenkaan osaa kuvitella kaikkia niitä tapoja, joilla se voisi mennä vikaan. Ihmiset eivät useinkaan myöskään erikseen pohdi, mitä haasteita projekti voisi kohdata ja miten niihin voisi varautua. Kun joukkoa psykologian opiskelijoita pyydettiin pohtimaan ennusteitaan ja niiden yksityiskohtia ääneen, 45 opiskelijaa 67:stä pohti mitä aikoi tehdä saadakseen kouluprojektinsa valmiiksi. Kuitenkin vain kaksi mietti mahdollisia tulevia ongelmia suunnitelmassaan, ja vain yksi pohti mitä vaikeuksia oli kohdannut vastaavien projektien suhteen menneisyydessä [2].

Mahdollisten tulevien ongelmien puntarointi saattaisi kuitenkin auttaa. Tutkimus on osoittanut, että konkreettisempi suunnittelu lisää yleisesti ottaen todennäköisyyttä saada jokin asia tehtyä suunnitellun ajan sisällä. Eräässä tutkimuksessa opiskelijoille annettiin tehtäväksi kirjoittaa essee viimeistään kaksi päivää jouluaaton jälkeen. Osaa opiskelijoista pyydettiin laatimaan toteutusaikomus, joka ilmaisi missä ja milloin he kirjoittaisivat esseensä. Heistä 62% sai esseen tehtyä ajoissa, siinä missä vain 23% niistä, joita ei ollut ohjeistettu tekemään toteutusaikomusta, sai esseen kirjoitettua aikarajan sisällä. [3] Onnistumistodennäköisyyttä voisikin auttaa myös se, mikäli miettisi aiempia tyypillisesti kohtaamiaan ongelmia, ja kehittäisi toteutusaikomukset niiden välttämiseen.

Murphyjitsu

martial-arts-303863_1280

Murphyjitsu on leikkimielinen nimi tekniikalle, jota voi käyttää parantaakseen todennäköisyyttä, että suunnitelmat onnistuvat. Yhtenä sen ajatuksena on, että sisäpuolen näkemys on usein epäluotettava koska ihmiset eivät erikseen mieti mahdollisia ongelmia ja suunnitelmia niiden välttämiseen. Murphyjitsussa taas keskitytään nimenomaan miettimään mahdollisia ongelmia ja niiden välttämistä.

Se menee seuraavasti:

  1. Valitse jokin projekti tai suunnitelma, joka sinulla on.
  2. Päätä tarpeeksi konkreettinen tavoite, että pystyt kuvittelemaan sen epäonnistumisen. (Esimerkiksi mikäli haluat saada sen loppuun viikkoa ennen deadlinea, voit kuvitella miten sittenkin päädyt tekemään sen viimeisenä päivänä.)
  3. Kysy itseltäsi miten yllättynyt olisit, jos mielikuvasi toteutuisi ja epäonnistuisit? (jos et muista tästä tekniikasta mitään muuta, muista ainakin tämä kysymys)
  4. Mikäli mielikuvasi yllättäisi sinua suuresti, olet valmis! Toivon mukaan sinulla on nyt toimiva projekti.
  5. Mikäli näin ei ole, niin kysy itseltäsi: mikä voisi aiheuttaa epäonnistumisen? Kun keksit todennäköisimmän syyn, muuta suunnitelmaasi siten, että saat sen epäonnistumisen vältettyä.
  6. Ota uusi suunnitelmasi ja palaa vaiheeseen 3 tarkistamaan, miten yllättynyt olisit jos se onnistuisi tai epäonnistuisi.

Esimerkki: kysyn itseltäni, miten yllättynyt olisin, jos saisinkin esseeni kirjoitettua viime hetkellä juuri ennen deadlinea. Totean, että en lainkaan.

Mikä voisi mennä vikaan? Ehkä minulla on useimpina päivinä niin paljon muuta tekemistä, eikä essee tunnu kiireelliseltä juuri silloin, että en tilaisuuden tullen jaksakaan tehdä esseetä. Miten voisin korjata asian? Ehkä voisin erikseen varata tietyn ajankohdan, jolloin kirjoittaisin esseetä, esimerkiksi tullessani illalla kotiin. Teen toteutusaikomuksen, ”kun tulen kotiin, alan kirjoittaa esseetäni”. Miten yllättynyt olisin nyt, jos suunitelma ei toimisikaan? En vieläkään kovinkaan yllättynyt.

Mikä voisi olla vikana uudistetussa suunnitelmassani? Ehkä en kotiintullessani jaksa kirjoittaa esseetä, vaan alan todennäköisemmin silti tekemään jotain muuta. Miten voisin välttää tämän? Ehkä voisin sopia kaverin kanssa, että kirjoitetaan esseetä kirjastossa yhdessä, ja otan mukaan energiajuomaa piristämään itseäni. Päätän sopia tästä kaverini kanssa. Miten yllättynyt olisin, jos tämä suunnitelma ei toimisikaan? Ehkä vähän, mutta vain vähän.

Mikä suunnitelmassa voisi vielä olla mukana? Ehkä kumpikaan meistä ei kirjastossakaan jaksa työstää esseetä, vaan päädymme juttelemaan jostain ihan muusta. Mitäs sille riskille voisi tehdä? Ehkä voisimme erikseen sopia, että istahduttuamme alas kirjastoon voisimme käyttää jotain motivaatiota lisäävää tekniikkaa, kuten vaikka mielikuvien vastakkainasettelua, ennen kuin sanomme mitään muuta. Miten yllättynyt olisin nyt, jos en saisikaan asiaa tehtyä? Nyt alkaisi jo tuntua melko yllättävältä. Päätän kokeilla tätä.

Murphyjitsu ja tutkimustieto

south-pole-60597_1280

Murphyjitsua ei tietääksemme ole tässä muodossaan tutkittu tieteellisesti, mutta usealle Kehitystön tapaamisissa olleelle on ollut siitä apua, ja se muistuttaa monessa mielessä useita tutkittuja tekniikoita. Osana mielikuvien vastakkainasettelua on askel, jossa haetaan suurin este unelmansa täyttymiselle ja muodostetaan toteutusaikomus sen kiertämiselle. Murphyjitsua voi pitää tämän varianttina, jossa kerta toisensa jälkeen muodostetaan uusi suunnitelma ja kysytään itseltä mikä olisi suurin este sen onnistumiselle, kunnes saadaan toimiva suunnitelma. Murphyjitsu auttaa myös luonnollisesti ajattelemaan asiaa ulkopuolisen näkökulmasta ”miten yllättynyt olisit”-kysymyksen kautta, koska se tuo helposti mieleen kaikki ne aiemmat kerrat, kun jokin vastaava projekti on tai ei ole onnistunut.

Murphyjitsun ”mikä voisi aiheuttaa epäonnistumisen”-kohta muistuttaa myös ns. premortem -tekniikkaa. Premortemissa osallistujia ohjeistetaan kuvittelemaan, että he ovat tehneet jonkin päätöksen, ja että päätöksen seuraukset ovat ajan kanssa osoittautuneet katastrofaalisiksi. Sen jälkeen heitä pyydetään ideoimaan, mikä tuo katastrofi olisi ollut ja mikä sen aiheutti. Premortemin toimivuudesta ei ole tutkimustietoa, mutta sitä on joidenkin raporttien saatu hyviä kokemuksia liike-elämässä [5].

Piditkö tästä artikkelista? Lähetä meille sähköpostisi niin ilmoittelemme uusista ja mielenkiintoisista jutuista. Liity listallemme tästä linkistä. Voit myös seurata meitä Facebookissa ja Twitterissä.

[1] Kahneman, D. & Lovallo, D. (1993) Timid Choices and Bold Forecasts: A Cognitive Perspective on Risk Taking. Management Science, vol. 39, no. 1.

[2] Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the” planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times. Journal of personality and social psychology, 67(3), 366.

[3] Gollwitzer, P. M. (1993). Goal achievement: The role of intentions. European review of social psychology, 4(1), 141-185.

[4] Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (2002). Inside the planning fallacy: The causes and consequences of optimistic time predictions. Teoksessa Gilovich, T., Griffin, D. and Kahneman, D. (eds.) Heuristics and Biases: The Psychology of Intuitive Judgment. Cambridge, U.K.: Cambridge University Press.

[5] Klein, G. (2007). Performing a project premortem. Harvard Business Review,85(9), 18-19.

Advertisements

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s